Met slechts negen backoffice medewerkers verantwoordelijk zijn voor de verloning van meer dan 3.000 mensen? Voor veel organisaties klinkt dat als een onmogelijke opgave zonder in te leveren op snelheid of kwaliteit. Voor Staffable is het juist het bewijs dat het anders kan. Benieuwd hoe Staffable en Tigris dit aanpakken? Jeroen Douw, Procesmanager bij Staffable, geeft een kijkje in eigen keuken.
Het uitgangspunt van Staffable is helder: het moet zo efficiënt mogelijk zijn voor opdrachtgever en medewerker. Een systeem en werkmethode die het werkgeverschap versterkt. Van zo’n opdracht wordt het Tigris team enthousiast. Samen hebben we die ambitie vertaald naar een digitale onboardingaanpak waarin eenvoud, transparantie en schaalbaarheid samenkomen.
Van sollicitatie naar start zonder ruis
Deze manier van werken wordt in iedere fase toegepast, dus ook in het sollicitatieproces. Bij Staffable is dat namelijk niet alleen het startpunt van een gesprek, maar ook van een volledig digitale onboardingflow. Vanaf het eerste contactmoment wordt de kandidaat stap voor stap begeleid door een proces dat zowel voor de medewerker als voor het backoffice team overzichtelijk en eenvoudig blijft.
Zodra een toekomstige medewerker solliciteert bij de opdrachtgever, wordt het proces automatisch in gang gezet. De medewerker ontvangt namelijk per e-mail een persoonlijke uitnodiging om een beveiligd account aan te maken. Na activatie krijgt hij of zij toegang tot een eigen omgeving waarin alle gegevens en documenten overzichtelijk samenkomen.
Van daaruit downloadt de kandidaat de app op zijn smartphone. In deze app wordt het digitale werknemersformulier ingevuld en eventuele documenten geüpload. Tegelijkertijd wordt op de achtergrond automatisch het juiste contract gegenereerd op basis van de plaatsing. Dit contract wordt direct digitaal aangeboden en kan eenvoudig via telefoon of laptop worden ondertekend.
Elke stap die de kandidaat zet, wordt realtime verwerkt in Tigris. Zodra gegevens compleet zijn of een contract is getekend, is dit direct zichtbaar voor alle partijen. Wat eerder bestond uit losse mails, meerdere tekenverzoeken en handmatige controles, is nu één geïntegreerde flow.
Zelfs bij meerdere plaatsingen is nog maar één ondertekenverzoek nodig. De eerste plaatsing wordt zorgvuldig ingericht, vervolgplaatsingen zijn met één klik te dupliceren. Dat voorkomt fouten.
80% sneller, merkbaar beter
“De impact is enorm,” vertelt Jeroen. ‘’Handelingen die eerder gemiddeld een half uur kosten, zijn nu binnen vijf minuten afgerond. De inschrijving van een medewerker verloopt volledig digitaal, correct en compleet.’’
Die tijdswinst betekent niet alleen efficiëntie. Het betekent ook dat het team meer ruimte heeft voor persoonlijk contact, snelle beantwoording van vragen en actieve procesbewaking. Minder repetitieve taken, minder foutgevoeligheid en meer focus op waardevol werk zorgen bovendien voor zichtbaar meer werkplezier binnen het team.
Inzicht creëert openheid en vertrouwen
Voor opdrachtgevers betekent real-time inzicht directe zekerheid in de praktijk. Zo hoeft een HR-manager niet meer na te bellen of alles rond is, maar ziet in één oogopslag wie startklaar is en wie nog een actie moet afronden.
Dat voorkomt miscommunicatie, lege diensten en onnodige druk op de operatie. De planning wordt betrouwbaarder waardoor opdrachtgevers kunnen vertrouwen op actuele informatie. Dat is geen administratief detail, maar directe impact op de dagelijkse bedrijfsvoering.
Voor medewerkers werkt het net zo krachtig. Zij weten precies waar ze staan in het proces, kunnen hun contract direct digitaal ondertekenen en zien in de app wat er nog nodig is voor hun eerste werkdag. Geen losse mails, geen onduidelijkheid, maar een professionele en duidelijke start.
De waarde zit daarmee niet alleen in snelheid, maar in zekerheid. Opdrachtgevers krijgen grip op hun personeelsproces. Medewerkers ervaren duidelijkheid en vertrouwen. En juist die combinatie maakt het verschil in de praktijk.
Technologie die menselijk blijft
Wat deze samenwerking bijzonder maakt, is dat technologie hier geen doel op zich is. Elke stap in de flow is ontworpen vanuit één praktisch uitgangspunt: hoe zorgen we dat dit minder tijd kost, minder fouten oplevert en het werkgeverschap versterkt?
Dat zie je direct terug in de praktijk. Een potentiele medewerker die ’s avonds solliciteert, kan dezelfde avond nog zijn contract ondertekenen via de app. Opdrachtgevers weten precies waar documenten terug te vinden zijn en hoeft nooit te twijfelen of alles goed is verwerkt. Een opdrachtgever ziet realtime of iemand startklaar is en hoeft niet meer te vertrouwen op losse bevestigingen via mail of telefoon.
Met duizenden tekenverzoeken in slechts enkele maanden bewijst Staffable dat schaalbaarheid en persoonlijke aandacht elkaar niet tegenwerken, maar juist versterken. Processen lopen strak georganiseerd, terwijl de ervaring voor medewerkers persoonlijk en professioneel blijft.
Dit is geen optimalisatie in de marge. Dit is een fundamenteel andere manier van samenwerken, één waarin grip, snelheid en vertrouwen de standaard zijn.
Samen lopen we voorop in de markt
De implementatie begon met een zorgvuldige migratie en uitgebreide tests, waarna gefaseerd werd doorontwikkeld. Feedback van opdrachtgevers en medewerkers wordt continu opgehaald en direct verwerkt. De flow staat stevig, maar blijft in beweging.
Dit succesverhaal laat zien wat er gebeurt wanneer samenwerking centraal staat. Wanneer processen slim worden ingericht, ontstaat er meer dan tijdswinst. Er ontstaat vertrouwen, betrokkenheid en een fundament voor duurzaam werkgeverschap.
