Transformeer jouw flexbureau naar een digitaal flexplatform in 6 stappen
Dat werkgevers en werknemers elkaar steeds vaker online vinden, is natuurlijk geen verrassing mee. Maar hoe kun jij in die veranderingen als flexbureau je plek veroveren, door mee te digitaliseren? In dit artikel legt Maikel Neelen, CTO van Tigris, uit welke stappen nodig zijn om jouw organisatie succesvol te transformeren naar een flexplatform.
Stop met het verspillen van resources!
Ken je dat? Aparte systemen voor elk proces: recruitment, planning, backoffice et cetera. Dingen dubbel moeten invoeren, collega’s die hierdoor langs elkaar heen werken. Wellicht heb je de over de jaren zelfs extra personeel in dienst genomen om data over te zetten tussen systemen.
Door die inefficiëntie ontbreekt het je als flexbureau aan inzicht en overzicht en blijven veel kansen onbenut. Je verspilt resources en je mist de slagkracht om écht in te spelen op behoeftes in de markt en individuele behoeftes van kandidaten. Ondertussen betaal je je ook nog eens blauw aan advertentiekosten op vacaturezoekmachines en jobplatforms. Is het dan niet veel slimmer om het heft in eigen handen te nemen?
Waarom een digitaal flexplatform?
Upgrades of extra koppelingen op je huidige software lossen het probleem in de kern niet op. Je vergroot de complexiteit van je systemen juist en als gevolg verslechtert de beleving van kandidaten, werkgevers en je eigen medewerkers. Het is dus belangrijk dat je een stap terug doet en bij het begin begint. En wat is er dan makkelijker dan alles direct in één platform?
Een aantal voordelen van jouw flexplatform:
- Omdat je kiest voor één platform, bespaar je op onderhoud en updates.
- Er zijn geen overzettingen nodig tussen systemen, wat veel administratie scheelt.
- Je kandidaat hoeft niet voor elke vacature een nieuw profiel aan te maken. Dit kan allemaal op één plek.
Dus waar wacht je nog op?
Transformeer naar een flexplatform in 6 stappen
Natuurlijk is het transformeren van jouw bureau naar een digitaal flexplatform niet een project van een paar weken. Je hele organisatie moet mee: van management tot recruitment, marketing tot backoffice. Om je op weg te helpen hebben we hieronder op basis van onze ervaring de stappen die je hiervoor doorloopt voor je op een rij gezet. Zo transformeert jouw organisatie van een inefficiënt flexbureau naar een geolied digitaal flexplatform!
1. Kies de juiste softwareleverancier
Start bij de basis: je softwareleverancier. Is de software zo gebouwd dat dit jou de basis gaat leveren waarmee jij je kunt onderscheiden? Hierbij staan jouw ambities centraal, die moet je kunnen verwezenlijken! En het belangrijkste is natuurlijk: je gaat uit van één basisplatform, dat jouw backoffice en frontoffice combineert. Let ook op het serviceniveau dat de leverancier jou kan bieden, zodat je snel terecht kunt bij eventuele problemen.
2. Implementeer de backoffice
Begin altijd aan de achterkant. Je kunt nog zo’n prachtige frontoffice-applicatie hebben, maar de financiële basis, de loonadministratie en wet- en regelgeving moet wel op orde zijn. Deze complexere processen moeten eerst goed draaien, voordat je de meer sexy voorkant ook succesvol kunt digitaliseren.
3. Implementeer de frontoffice
De frontoffice van jouw flexplatform bouwt voort op de backoffice, idealiter binnen hetzelfde platform. Het is belangrijk dat deze systemen goed op elkaar aangesloten zijn. Een medewerker die online is geworven en digitaal zijn contract tekent, verwacht natuurlijk ook zijn salarisstroken digitaal te kunnen inzien.
4. Zet data optimaal in
In je nieuwe backoffice en frontoffice zit straks een enorme bak data. Het succesvol uitlezen en combineren ervan voor jezelf en voor je klanten bepaalt in belangrijke mate je succes en onderscheidend vermogen. Zorg dus dat je de juiste data ontsluit.
Doe dit niet zomaar: denk goed na over welke informatie je precies wilt zien, zodat je die ook echt gaat benutten. Ga vervolgens aan de slag met dashboarding. Is dit eenmaal goed ingericht, dan kun je jouw processen bijsturen of recruiters instrueren aan de hand van deze data en daarmee slimmere matches maken, beter voorspellen én je klanten beter bedienen.
5. Bied een app voor kandidaten en opdrachtgevers
Ben je eenmaal digitaal met je flexplatform? Dan is de volgende stap het aanbieden van niet alleen een digitale portal of website, maar ook een echte mobiele app voor nog meer gebruikersgemak. Onderzoek goed wat jouw doelgroep wil kunnen in zo’n app. Want gebruiksvriendelijkheid is essentieel. En werkgevers hebben andere behoeften dan werkzoekenden. Door hier optimaal op in te spelen onderscheid je je nog verder in de markt.
6. Werk samen met andere bureaus
Wil je je flexplatform écht naar het volgende niveau brengen, dan kom je vanzelf in het vaarwater van de grotere online jobplatforms. Hoe zet je je daar succesvol tegen af? Door samen te werken met andere flexbureaus! Ja: samenwerken, in plaats van concurreren. Door bijvoorbeeld jullie data over kandidaten te bundelen, sta je sterker. Want zo kun je werkgevers sneller aan een goede kandidaat helpen en profiteer je allemaal.
We hopen dat we je met dit stappenplan een duw in de goede richting hebben gegeven. We wensen je heel veel succes met jouw transformatie!
