Door: Donny van den Bos, Customer Succes Manager.
"Als customer success manager bij Tigris heb ik veel contact met klanten en potentiële klanten. Wanneer een uitzendbureau of detacheerder de verloning in eigen huis organiseert, valt me eigenlijk altijd iets op: de verouderde backoffice software waar bijna ieder flexbureau mee werkt."
De verouderde staat van backoffice software
In mijn dagelijkse werk zie ik een constante stroom van innovatie in software oplossingen op het gebied van recruitment voor de flexbranche. Of ik nou rondloop op een evenement als Recruitment Tech Demo Day of langs kom bij een klant. Deze innovaties in de front office zijn bedoeld om de recruitment ervaringen te verbeteren en vereenvoudigen. Echter, wanneer het aankomt op backoffice software, lijkt het alsof de tijd heeft stilgestaan. Waarom is dit het geval?
Backoffice ontwikkeling is complex en duur, zeker in een sector die bekend staat om haar uitzonderlijke situaties. De software vereist enorme rekenkracht om nauwkeurige salarisberekeningen te garanderen. Door deze hoge kosten en complexiteit, gaan leveranciers het vernieuwen van de back-end uit de weg. Het resultaat? Het idee dat je vijftien tot twintig jaar terug de tijd in stapt wanneer je het gemiddelde backoffice systeem bekijkt.
Het belang van investeren in backoffice systemen
De belangrijkste functie van backoffice software is betrouwbaarheid. Er mag niks mis gaan met de betaling aan je flexkrachten, maar toch is het heel belangrijk om te investeren in (de interface van) je backoffice. Door alle technologieën van nu zijn mensen (en dus ook je kantoorpersoneel, klanten en flexkrachten) steeds visueler en kritischer ingesteld. Kortom: maak je backoffice net zo sexy als je front office! Nieuwe flexwerkers worden immers door een mooie website en een gestroomlijnd proces geleid om voor jouw organisatie te gaan werken. Als je dezelfde consistente ervaring kunt bieden met de backoffice van je organisatie, kom je steeds dichter bij employee excellence!
Drie manieren om jouw backoffice te transformeren
1. Denk vanuit de Gebruiker
Stel je voor dat elke flexwerker en klant jouw backoffice systeem als moeiteloos en intuïtief ervaart. Een geïntegreerde chatfunctie, push notificaties voor nieuwe loonstroken, en gemakkelijke toegang tot contracten en facturen kunnen de gebruikerservaring enorm verbeteren. Ontwikkel daarom tools die niet alleen tijd besparen voor jouw bureau, maar ook waarde toevoegen voor de gebruiker.
2. Stroomlijn het Plaatsingsproces
Elke stap in het proces van plaatsing moet zo efficiënt mogelijk zijn. De essentie is: maak het eenvoudig en laagdrempelig. Creëer mogelijkheden om flexkrachten hun dossier digitaal te laten aanvullen, laat ze documenten digitaal ondertekenen en zorg voor een systeem waarin je snel en gemakkelijk plaatsingen (met bijbehorende inschaling en documenten) kunt genereren, zonder allerlei onnodige zaken verplicht te moeten invullen. Dit onderbelichte aspect maakt een wezenlijk verschil ten opzichte van je concurrenten.
3. Integreer Front- en backoffice
Traditioneel zijn er op de markt aparte front- en backoffice systemen en zijn integraties tussen deze twee systemen meestal beperkt. Het gevolg hiervan is dat je genoegen zult moeten nemen met minder automatiseringsmogelijkheden (en dus minder snelheid in je proces), maar vooral het verlies van data en inzichten. Verlies van data in een tijd waarin bijna alle beslissingen datagestuurd worden, is eigenlijk niet langer acceptabel. Bij het maken van commerciële keuzes in het wervingsproces en bij het samenstellen van target lists is het essentieel om te weten welke klanten in welke sectoren de meeste omzet en marge genereren en via welke kanalen deze klanten zijn geworven. Het signaleren van trends is enorm belangrijk om snel in te kunnen spelen op ontwikkelingen; helemaal in deze tijd! Het is bijna onmogelijk om de genoemde zaken op een eenvoudige en snelle wijze inzichtelijk te maken wanneer deze data verspreid is over verschillende systemen. Kortom: integreer je front- en backoffice voor optimaal inzicht in je bedrijfsvoering.
Tijd om jouw backoffice sexy te maken?
Bij Tigris geloven we in de kracht van technologie om niet alleen de efficiëntie te verbeteren, maar ook om een inspirerende werkomgeving te creëren. Ben je klaar om jouw backoffice te transformeren en te zorgen voor een werkelijke digitale revolutie in jouw bedrijf? Neem contact op voor een vrijblijvende demo of een gesprek over hoe onze software jou kan helpen het verschil te maken.
