"Als customer success manager bij Tigris heb ik veel contact met klanten en potentiële klanten. Wanneer een uitzendbureau of detacheerder de verloning in eigen huis organiseert, valt me eigenlijk altijd iets op: de verouderde back office software waar bijna ieder flexbureau mee werkt."
Zelf ben ik op 11 juni wederom aanwezig tijdens Recruitment Tech Demo Day, een jaarlijks event voor softwareleveranciers op het gebied van recruitment. Ieder jaar zie ik daar weer diverse nieuwe innovaties voorbijkomen. Jaarlijks betreden meerdere nieuwe partijen de markt met allerlei software oplossingen op het gebied van recruitment voor de flexbranche. Al deze tools hebben als doel om het leven van een recruiter of intercedent makkelijker te maken.
Waarom zou dit dan ook niet voor back office medewerkers kunnen? Ik zie nagenoeg geen veranderingen en innovaties op het gebied van back office software. Waarom niet? Back office software ontwikkelen is complex! Ik zeg wel eens gekscherend: de flexbranche is de markt met de uitzonderingen van de uitzonderingen. Dit vraagt van software enorm veel rekenkracht om te zorgen dat alle salarisberekeningen goed (blijven) gaan. En juist omdat het zoveel werk kost om de software op een niveau te krijgen dat je erop durft te vertrouwen, wordt er door leveranciers weinig geïnvesteerd in het vernieuwen van de back-end. Met als gevolg het idee dat je vijftien tot twintig jaar terug de tijd in stapt wanneer je het gemiddelde back office systeem bekijkt.
Natuurlijk: het belangrijkste van back office software is dat het werkt. Er mag niets mis gaan met de betaling aan je flexkrachten, maar toch is het heel belangrijk om te investeren in (de interface van) je back office. Door alle technologieën van nu zijn mensen (en dus ook je kantoorpersoneel, klanten en flexkrachten) steeds visueler en kritischer ingesteld. Kortom: maak je back office net zo sexy als je front office! Nieuwe flexwerkers worden immers door een mooie website en een gestroomlijnd proces geleid om voor jouw organisatie te gaan werken. Als je dezelfde consistente ervaring kunt bieden met de back office van je organisatie, komen we volgens mij dichtbij employee excellence!
3 handvaten om je back office sexy te maken:
1. Redeneer vanuit de flexkracht en je klant
Waarom wilt een flexwerker graag voor jouw organisatie werken? Hoe zorg je dat de flexwerker zo min mogelijk handelingen hoeft te verrichten om een contract te tekenen en zijn uren in te voeren? Veel software leveranciers benaderen dit compleet andersom: ze ontwikkelen software om het het flexbureau zo makkelijk mogelijk te maken. Een portal voor flexkrachten is er wel, maar bijna het enige wat de flexkracht daar kan doen is zijn uren invoeren. Met als reden: minder werk voor het flexbureau. Hetzelfde geldt wanneer je kijkt naar het contact met klanten. Zij keuren de uren goed vanuit dezelfde portal en het flexbureau hoeft niets meer te doen. Echter veel toegevoegde waarde aan de klant biedt dit niet.
Kortom: denk er over na hoe klanten en kandidaten/flexkrachten zaken willen doen met jou als flexbedrijf. Hebben jouw flexkrachten en klanten echt alleen behoefte aan een portal die puur is voor het invoeren en accorderen van uren? Of willen ze bijvoorbeeld ook met je kunnen chatten, automatisch push notificaties kunnen ontvangen als er een nieuwe loonstrook klaar staat, een aanvraag kunnen uitzetten, automatisch matchende kandidaten of vacatures aangeboden krijgen of in één oogopslag al hun facturen en flexkrachten kunnen inzien? En willen ze dit doen vanuit een portal of hebben ze bijvoorbeeld ook behoefte aan een mobiele app?
Als je echt futureproof wilt zijn, is het belangrijk om te blijven redeneren vanuit je flexkrachten en klanten. En vergeet je interne kantoorpersoneel niet!
2. Zorg voor een gestroomlijnd proces rondom de plaatsing
Een plaatsing aanmaken in je systeem, een inschaling doen, documenten verzamelen, contracten aanmaken en laten ondertekenen; het zijn allemaal verplichte handelingen voor een flexkracht aan de slag kan gaan. Wanneer deze handelingen onnodig veel tijd kosten, gaat er kostbare tijd verloren om met andere zaken (zoals new business of accountmanagement) bezig te zijn. Helaas loopt dit proces lang niet altijd gestroomlijnd. Er wordt nog veel met de hand getekend, een plaatsing aanmaken is vaak onnodig complex en een eenvoudige (digitale) manier om benodigde documenten aan te leveren is er meestal niet.
De essentie is hier: maak het eenvoudig en laagdrempelig. Creëer mogelijkheden om flexkrachten hun dossier digitaal te laten aanvullen, laat ze documenten digitaal ondertekenen en zorg voor een systeem waarin je snel en gemakkelijk plaatsingen (met bijbehorende inschaling en documenten) kunt genereren, zonder allerlei onnodige zaken verplicht te moeten invullen. Dit onderbelichte aspect maakt een wezenlijk verschil ten opzichte van je concurrenten.
3. Integreer je front- en back office
Het zorgen voor een gestroomlijnd proces rondom de plaatsing zal vaak tot vervolgvragen of beperkingen leiden. Hier komt namelijk het euvel van de mid office aan het licht; de plaats waar alle data samenkomt die voor de plaatsing van belang is. Intercedenten/consultants hebben commerciële afspraken gemaakt met de klant, er is een interne kostprijs, er zijn arbeidsvoorwaarden besproken met de flexkracht, er is een CAO bij de klant van toepassing en er zijn nog diverse branchespecifieke regelingen of uitzonderingen waar rekening mee gehouden dient te worden. Dit is voor iedere klant en CAO anders. Deze data komt allemaal samen in de mid office. En er moet ook nog snel een correct contract en opdrachtbevestiging uit het systeem rollen.
Traditioneel zijn er op de markt aparte front- en back office systemen. In het front office systeem wordt recruitment en accountmanagement gedaan en vervolgens vindt het aanmaken van plaatsingen en de facturatie en verloning in het back office systeem plaats. Geen van beide systemen heeft een echte focus op het mid office gedeelte. Daarnaast zijn de integraties tussen front- en back office systemen meestal beperkt. Het gevolg hiervan is dat je genoegen zult moeten nemen met minder automatiseringsmogelijkheden (en dus minder snelheid in je proces), maar vooral het verlies van data en inzichten.
Verlies van data in een tijd waarin bijna alle beslissingen data driven worden, is eigenlijk niet langer acceptabel. Bij het maken van commerciële keuzes in het wervingsproces en bij het samenstellen van target lists is het essentieel om te weten welke klanten in welke sectoren de meeste omzet en marge genereren en via welke kanalen deze klanten zijn geworven. Het signaleren van trends is enorm belangrijk om snel in te kunnen spelen op ontwikkelingen; helemaal in deze tijd! Het is bijna onmogelijk om de genoemde zaken op een eenvoudige en snelle wijze inzichtelijk te maken wanneer deze data verspreid is over verschillende systemen. Kortom: integreer je front- en back office voor optimaal inzicht in je bedrijfsvoering.
Hoe maak ik met mijn organisatie een stap vooruit?
Naar aanleiding van het lezen van dit blog, kan ik me voorstellen dat je je afvraagt hoe je de volgende stap kunt zetten met je organisatie en waar je moet beginnen. Als je benieuwd bent naar de mogelijkheden kun je hieronder geheel vrijblijvend een demo aanvragen. Of stuur me een bericht en ik ga graag met je in gesprek.
